Contrato de Locação de Equipamentos
Rotina para controle de contratos de locação de equipamentos. Controle dos equipamentos disponíveis, em locação ou em manutenção é realizado por série. Cada operação realizada com o equipamento é armazenada na tabela de séries:
- Resumo
- 1) Parametrização
- 2) Cadastro de Equipamentos (menu Assistência > Contratos > Cadastro de Equipamentos)
- 3) Inutilização de Equipamentos
- 4) Cadastro de Contratos de Locação (menu > Assistência > Contratos > Cadastro de Contratos)
- 5) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Equipamentos Ativos
- 6) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Parcelas
- 7) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Histórico e Aba Observações Adicionais
- 8) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Equipamentos Encerrados
- 9) Faturamento de Contrato de Locação
- 10) Cadastro de Ordem de Serviço / Manutenção de Equipamentos (menu Assistência > Ordem de Serviço)
- 11) Faturamento de Ordem de Serviço (Menu Assistência > Faturamento de OS)
- 12) Reajuste de Contratos
- 13) Consulta Movimentação dos Equipamentos por Série
- 14) Entrada automática de séries de equipamentos de locação a partir da entrada de mercadorias
- 15) Exemplo de Equipamento Movimentado
- Tela de Gerenciamento de Contratos de Locação
Resumo
Rotina para controle de contratos de locação de equipamentos.
Controle dos equipamentos disponíveis, em locação ou em manutenção é realizado por série. Cada operação realizada com o equipamento é armazenada na tabela de séries:
- Equipamento adquirido: cadastro do equipamento no sistema gera um movimento de entrada no controle por série;
- Locação de equipamento: entrega de um equipamento em contrato de locação gera um movimento de saída no controle por série;
- Encerramento de locação de equipamento: quando o equipamento locado é devolvido ele deve ser encerrado no contrato de locação. Ao ser encerrado o sistema irá gerar uma ordem de serviço para revisão do equipamento. No controle de séries será feita uma entrada do equipamento, referente à devolução da locação e uma saída referente ao envio do equipamento para manutenção;
- Finalização de uma ordem de serviço gera uma entrada na tabela de séries;
- Quando o equipamento estiver sem condições de uso (inutilizado) deverá ser incluído no cadastro de equipamentos como série inutilizada. Essa operação gera uma saída na tabela de série, tornando a série indisponível para uso.
- séries com a ultima movimentação como entrada são as séries disponíveis em estoque.
1) Parametrização;
2) Cadastro de Equipamentos (menu Assistência > Contratos > Cadastro de Equipamentos);
3) Inutilização de Equipamentos;
4) Cadastro de Contratos de Locação (menu > Assistência > Contratos > Cadastro de Contratos);
5) Entrega de Equipamentos no Contrato de Locação (menu Assistência > Contratos > Entrega de Equipamentos);
6) Encerramento de Contrato ou Item do Contrato;
7) Faturamento de Contrato de Locação;
8) Cadastro de Ordem de Serviço / Manutenção de Equipamentos (menu Assistência > Ordem de Serviço);
9) Faturamento de Ordem de Serviço (Menu Assistência > Faturamento de OS);
10) Reajuste de Contratos.;
11) Consulta Movimentação dos Equipamentos por Série (menu Faturamento > Outras Opções > Pesquisa de Lote/NS: permite rastrear a série);
12) Entrada automática de séries de equipamentos de locação a partir da entrada de mercadorias.
1) Parametrização
Apresentação da configuração de parâmetros para uso do Contrato de Locação de Equipamentos.
Na aba SolTec dos dados da Empresa ativar os seguintes parâmetros:
1.1) "Mostrar Duas Abas na Ordem Serviço (Veículo e Equipamento)" = Não [ ATMOSTRA2ABAS ]
1.2) "Opções Especiais do Sistema de Contrato" = "Q - Contrato de Equipamentos" [ ATOPCAOCONTRATO ]
1.3) "Apenas um Item por Ordem de Serviço" = "Sim" [ ATUMITEMORDEM ]
2) Cadastro de Equipamentos (menu Assistência > Contratos > Cadastro de Equipamentos)
Esse manual tem o objetivo de apresentar a tela de cadastro de Equipamentos para Locação.
- Cadastrar o equipamento
- Se Tipo de Controle = I - Controle Individual: cadastrar as séries do equipamento
2.1) Cada série inserida no cadastro de equipamentos gera uma entrada na tabela de séries com quantidade = 1
Ao lado da lista de séries do equipamento o quadro "Totalizadores dos Equipamentos" mostra quantas séries do equipamento se encontram em cada situação (disponível, locados, reservados,..). No exemplo, como o novo equipamento cadastrado tem apenas uma série, que foi cadastrada com o equipamento, o quadro de totalizadores indica que existe uma série disponível.
A tela de Movimento por Número de Série apresenta de forma sintética, na primeira aba, a situação da série no momento, e na aba "Rastreabilidade" detalha todos os movimentos já realizados pela série no sistema.
3) Inutilização de Equipamentos
Esse manual tem o objetivo de apresentar a funcionalidade de inutilização de equipamentos para locação
Tela Cadastro de Equipamentos - menu > Assistência > Contratos > Cadastro de Equipamentos de Locação
Duplo click na série inutiliza a mesma.
As séries inutilizadas aparecem na tela de Cadastro de Equipamentos - aba Séries Inutilizadas
As séries inutilizadas geram uma saída na tabela de séries e não estarão mais disponíveis para locação e manutenção.
3.1) Cada equipamento inutilizado gera uma saída na tabela de séries com quantidade = 1 e data da inutilização = data atual
4) Cadastro de Contratos de Locação (menu > Assistência > Contratos > Cadastro de Contratos)
Esse manual tem o objetivo de apresentar a tela de cadastro de Contratos de Locação de Equipamentos, detalhando os campos e funcionalidades da tela.
Detalhamento dos campos do cabeçalho do contrato de locação de equipamentos
* Campos obrigatórios para salvar contrato e destaque na cor verde
Detalhamento dos campos e atalhos da aba Dados Adicionais do contrato de locação de equipamentos
11. Situação: Nesse campo deverá ser informada a situação atual do contrato de locação. As opções de situações de contratos devem estar previamente cadastradas em menu > Assistência > Cadastro > Situação: campo Identificador = N - Contrato de Locação.
12. Filial: Código da empresa ou filial locatária cadastrado nos dados da empresa do sistema. Inicializado pela filial ativa na abertura do sistema.
13. Código do Objeto: Cada contrato deve estar obrigatoriamente vinculado à um objeto a ser cadastrado em menu Assistência > Contratos > Cadastro de Objetos. No cadastro de objeto deve ser configurada operação para uso no recibo ou nota fiscal gerada ao faturar o contrato e o período do objeto para uso no contrato, que será usado para período de faturamento do contrato.
14. Banco: Campo obrigatório que deve ser informado pelo usuário para que o sistema permita salvar um novo contrato. Banco informado nesse banco será o banco de faturamento dos contratos.
15. Tabela Venc.: Esse campo deve obrigatoriamente ser informado pelo usuário, caso o período do contrato seja Diário, para demais períodos campos ficará indisponível. Tabelas de vencimento são usadas para parcelar o faturamento e podem ser configuradas no menu Faturamento > Cadastros > Tabela de Vencimento.
16. Dia Venc.: Esse campo indica dia de vencimento de parcelas mensais e é obrigatório ser informado pelo usuário quando o período do contrato seja diferente de período diário.
17. Dia Fechamento: Campo opcional, se informado pelo usuário será usado como dia data de emissão das parcelas a receber geradas ao gerar provisão e faturamento do contrato.
18. Data Base: Campo opcional, se informado pelo usuário será considerado ao fazer reajuste anual de contratos pelo índice informado no campo Tipo Reajuste, permitindo reajustar contratos a cada aniversário a partir da data base informada.
19. Tipo Reajuste: Campo opcional para informar índice a ser utilizado no reajuste anual de contratos por data base. ao clicar sobre o texto "Tipo Reajuste" será aberta uma grade para cadastrar os reajustes que podem ser informados em cada contrato.
20. Índice Somente Reajuste: Marcação opcional para permitir que contratos sejam reajustados por percentual informado ou índice e data base na tela de reajuste dos contratos.
21. Pedido de Venda Padrão: Campo opcional que permite que o usuário faça a seleção de um pedido do sistema para ficar vinculado ao contrato de locação.
22. Vendedor: Campo opcional que permite que o usuário selecione um vendedor responsável pelo contrato de locação. Ao faturar contrato com vendedor vinculado, as parcelas faturadas ficarão vinculadas ao vendedor.
23. Assinado: Campo opcional que indica o status da assinatura do contrato, sendo "Ativo" para contrato assinado pelo locatário.
24. Nome Assinante Contrato: Campo opcional para usuário informar nome do locatário que assinou o contrato de locação.
25.Data Assinatura Contrato: Campo opcional para usuário informar a data de assinatura, pelo locatário, do contrato de locação.
26. Ver Contratos Próximos do Vencimento: Atalho para abrir lista de contratos a vencer dentro do número de dias informado no campo "Avisa Contratos a vencer em N Dias", dos dados da empresa. Caso o campo "Avisa Contratos a vencer em N Dias" não esteja informado no dados da empresa, esse atalho não efetuará ação. Para "Avisa Contratos a vencer em N Dias" informado a lista de contratos a vencer também será apresentada na abertura do sistema. São considerados contratos a vencer, os contratos com data de Término Previsto dentro dos dias parametrizados.
27. Ver Contratos Próximos da Data de Aniversário (Reajuste): Atalho para abrir lista de contratos com data de aniversário dentro do número de dias informado no campo "Dias para Aviso de Aniversário dos Contratos", dos dados da empresa. Caso o campo "Dias para Aviso de Aniversário dos Contratos" não esteja informado no dados da empresa, esse atalho não apresentará informações. Para "Dias para Aviso de Aniversário dos Contratos" informado a lista de contratos a reajustar também será apresentada na abertura do sistema. São considerados contratos a reajustar, os contratos com data de aniversário, considerando a data de início do contrato.
28. Encerrar Contrato: encerra todos os equipamentos e acessórios do contrato: Atalho para encerrar contrato efetuando o encerramento de todas as locações ativas no contrato aberto em tela. Ao encerrar o contrato por esse link, sistema vai salvar data e hora no campo "Encerramento" e equipamentos dos contratos deixar de ser ativos e passar a ser encerrados.
Detalhamento dos campos e atalhos da aba Dados de Contato do contrato de locação de equipamentos
29. Contato: Permite selecionar o nome do contato para entrega entre os contatos do tipo "L - Local de Entrega" informados na aba "Contatos Pessoais" do cadastro do cliente do contrato de locação.
30. End. Entrega Contrato: Ao selecionar um contato de no campo "Contato" acima do campo "End. Entrega Contrato", será preenchido automaticamente com o endereço de entrega informado no contato selecionado. Esse endereço de entrega será utilizado na impressão da minuta do contrato de locação.
31. Contato: Permite selecionar o nome do contato financeiro entre os contatos do tipo "N - Financeiro" informados na aba "Contatos Pessoais" do cadastro do cliente do contrato de locação.
32. End. Cobrança: Ao selecionar um contato de no campo "Contato" acima do campo "End. Cobrança", será preenchido automaticamente com o endereço de cobrança informado no contato selecionado.
33. Observações: Campo de texto para informar observações referentes aos contatos do contrato de locação.
5) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Equipamentos Ativos
Esse manual tem o objetivo de detalhar as funcionalidades disponíveis na aba "Equipamentos Ativos" do Cadastro de Contratos de Locação.
Nessa aba deverão ser inseridos os equipamentos a serem locados no contrato.
1. Lista de Equipamentos com Locação Ativa: Nessa lista poderão ser visualizados e incluídos os equipamentos que serão locados.
Na coluna "Cód. Equipamento" é possível digitar o código do equipamento ou abrir a tela de pesquisa de equipamento clicando no botão "..." ativado ao selecionar a coluna.
As colunas "Descrição" e "Marca" serão carregadas automaticamente ao selecionar o equipamento.
A colunas "Valor Unit. e "Quantidade" são obrigatórias para salvar o equipamento a ser locado.
A coluna "Valor Total" é calculada automaticamente após informar Valor Unit e Quantidade (Valor Total = Valor Unit. X Quantidade).
As colunas de contadores "Equip. Ativos", "Total Equip. Locados" e "Equip. Encerrados" não são editáveis e apresentam as quantidades de série do equipamento em locação ativa, em locação total (ativas + encerradas) e em locação encerrada, lembrando que cada equipamento pode ter uma ou várias unidades (séries) em locação.
Na coluna "Observação" o usuário pode digitar texto livre de observações para a locação do equipamento.
Após cadastrar os equipamentos no contrato de locação, os mesmos serão considerados em locação ativa após realizar e entrega individual da série do equipamento. A entrega da série para locação pode ser efetuada pelos botões "Movimentar Série Única" ou "Alocar Múltiplas Séries". A seguir o detalhamento do funcionamento de cada um dos botões de movimento de série no contrato de locação:
2. Botão "Movimentar Série Única": Esse botão deverá ser utilizado para os movimentos de série detalhados abaixo, sempre que cada equipamento tiver apenas uma série locada vinculada ao item:
a) ao clicar no botão será aberta tela com pesquisa de séries disponíveis para reserva, caso ainda não tenha série vinculada ao item - ao inserir novo item no contrato essa será a primeira ação ao clicar no botão;
b) se série já estiver reservada, clique no botão mostra pergunta se deseja tirar da reserva ou confirmar entrega para locação;
c) se série já estiver locada no contrato, pergunta se deseja realizar o encerramento da locação;
3. Botão "Alocar Múltiplas Séries": Esse botão deverá ser utilizado para dar saída como locação nas séries do equipamento quando um item (equipamento) do contrato locar várias séries vinculadas ao item. Ao clicar no botão será aberta tela com as séries do equipamento disponíveis para locação:
Duplo clique na coluna à esquerda - Séries Disponíveis no Equipamento - faz a entrega da série para locação, passando a série para a coluna da direito - Séries Contratadas - indicando que as séries estão em locação ativa.
4. Botão "Encerrar uma Série": para itens que podem ter várias séries locadas, esse botão permite selecionar individualmente série a ter a locação encerrada, efetuando uma entrada da série a partir de devolução de item locação no contrato:
5. Botão "Encerrar Todas as Séries": para itens que podem ter várias séries locadas, esse botão encerra simultaneamente todas as séries em locação ativa no contrato. Ao clicar no botão o sistema vai solicitar que o usuário informe o motivo do encerramento, com no mínimo 10 caracteres. Após informar o motivo todas as séries do item selecionados terão entrada por devolução de locação. O item com as série encerradas será encerrado, saindo da aba "Equipamentos Ativos" e passando para a aba "Equipamentos Encerrados" da tela do contrato de locação.
6. Botão "Desfazer Encerramento": Esse botão permite desfazer encerramento de séries. Caso o item tenha mais de uma série encerrada, será aberta caixa de texto solicitando que o usuário informe a série a encerrar. Em caso de apenas uma série encerrada no item essa será a série com encerramento desfeito. O sistema também vai solicitar senha e motivo para desfazer o encerramento e operação será gravada no log de tarefas do sistema.
7. Visualizar Justificativa Entrada: Abre caixa de texto que permite digitar/visualizar texto informado pelo usuário.
8. Lista de Acessórios com Locação Ativa: Possui as mesmas funções da Lista de Equipamentos em Locação Ativa, porém nessa grade, apresentam-se os equipamentos cadastrados como tipo Acessório:
Botões para Acessórios Ativos no Contrato de Locação:
Assim como para os equipamentos, existem os botões para ações no acessórios que fazem a mesma ação dos botões de nome correspondente na lista de equipamentos, porém aplicando as funcionalidades ao acessório selecionado.
6) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Parcelas
Esse manual tem o objetivo de apresentar as funcionalidades da aba "Parcelas" do Contrato de Locação.
Na aba "Parcelas" são geradas as provisões de recebimento dos contratos. As provisões geradas nessa aba, posteriormente ao serem faturadas se tornarão contas a receber no sistema. Nessa tela as parcelas provisionadas e faturadas são identificadas por cores, sendo em amarelo as provisões, em branco as parcelas faturadas a vencer, em vermelho as parcelas faturadas vencidas em aberto e em azul as parcelas faturadas recebidas.
1. Botão "Imprimir Parcelas": permite imprimir todas as parcelas da lista ou apenas a parcela selecionada.
2. Botão "Alterar Parcelas": permite alterar a parcela selecionada na lista.
3. Botão "Excluir Parcelas": permite excluir todas as parcelas da lista.
4. Botão "Gerar Provisão": gera as provisões de parcelas levando em conta o período do contrato, data de início do contrato e data de encerramento estimado.
7) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Histórico e Aba Observações Adicionais
O Cadastro de Contratos possui abas com campos textos para informativos a serem digitados pelo usuário, permitindo cadastro de texto livre para histórico e observações adicionais do contrato.
8) Cadastro de Contratos de Locação - Aba Equipamentos Encerrados
Itens do contrato que estejam com todas suas séries devolvidas (locações encerradas) saem da aba "Equipamentos Ativos" e passar a serem listados na aba "Equipamentos Encerrados".
O Encerramento das séries contratadas pode ser feito individualmente ou encerrando todas as séries do item nos botões de encerramento disponíveis na aba "Equipamentos Ativos" da tela de Cadastro de Contratos.
9) Faturamento de Contrato de Locação
9.1) Faturamento de Contrato Diário
Tela Cadastro de Contratos de Locação - botão "Faturar" (parte inferior da tela)
ao clicar em faturar o sistema gera
- contas a receber pago ou em aberto e de acordo com Tabela de Vencimento do Contrato.
- documento de saída com série "RC"
* Regra para gerar faturamento do contrato por diária: valor diferente de zero e quantidade de diárias maior que zero:
- valor = soma do valor de locação dos equipamentos e acessórios multiplicado pelo número de diárias.
- diárias = data do encerramento do equipamento/acessório - data do início do contrato
9.2) Faturamento de Contrato Diário em Andamento
Como padrão o Contrato Diário só pode ser faturado se todos os seus equipamentos foram encerrados.
Porém, ao ativar a parametrização "Permite faturar contratos em andamento = Sim (ATFATCONTANDAMENTO)", será permitido o faturamento de Contratos em andamento, ou seja, com equipamentos locados no contrato, em poder do cliente.
Ao calcular valor da fatura de contrato, o número de dias do equipamento será contato a partir da data de emissão da última fatura emitida, para não contar dias já faturados.
9.3. Faturamento de Contrato Mensal
- Tela Cadastro de Contratos de Locação: gerar a previsão do contas a receber, aba Parcelas, botão "Gerar Previsão": serão geradas parcelas no contas a receber, uma parcela para cada mês de vigência do contrato de locação.
- Faturar contrato mensal: (menu Assistência > Contratos > Faturamento dos Contratos)
cada contrato faturado vai gerar um boleto a ser impresso e um documento de saída de série "RC"
10) Cadastro de Ordem de Serviço / Manutenção de Equipamentos (menu Assistência > Ordem de Serviço)
Cada Ordem de Serviço deve conter apenas um item cadastrado (equipamento) e esse item pode possuir vários serviços.
11) Faturamento de Ordem de Serviço (Menu Assistência > Faturamento de OS)
*Opção para faturar contratos de locação de período mensal
Faturamento de OS gera um contas a receber, em aberto ou pago, de acordo com a tabela de vencimento escolhida.
* Somente OS com valor total maior que zero serão faturadas
11.1) Nem todas as Ordens de Serviço devem gerar uma cobrança ao cliente, para isso não dever ser faturada.
Para Ordem de Serviço não ser faturada cadastrar seus serviços como Garantia = "1 - Garantia Total"
* Ordens de serviço que contenha serviço com Garantia <> "Garantia Total" e valor total maior que zero serão faturadas.
* Ordens de serviço com serviços com garantia total e serviços sem garantia, será faturado apenas o valor dos serviços sem garantia total e com valor total maior que zero.
12) Reajuste de Contratos
12.1) É possível reajustar os contratos por percentual.
12.1.1) O reajuste é feito por item do contrato, cada item é reajustado de acordo com o percentual informado no campo "Reajuste", em destaque acima;
12.1.2) Itens já encerrados no contrato não serão reajustados. Contratos parcialmente encerrados terão apenas os itens em aberto reajustados;
12.2) Ao reajustar o contrato suas parcelas provisionadas serão atualizadas.
12.2.1) Configurações > Gerar novas provisões
Se a opção "Gerar Novas Provsões", em destaque acima, estiver marcada, será gerada a quantidade de parcelas informadas no campo Nº Provisões. Se essa opção estiver desmarcada serão atualizadas as parcelas de provisão já existentes no contrato.
12.3) O botão "Desfazer" desfaz o último reajuste aplicado ao contrato.
13) Consulta Movimentação dos Equipamentos por Série
14) Entrada automática de séries de equipamentos de locação a partir da entrada de mercadorias
Ao dar entrada em uma mercadoria, se o produto estiver vinculado a um equipamento de locação, as séries inseridas no documento de entrada serão inseridas também no cadastro de equipamento, caso o usuário opte por essa inserção.
Para realizar essa inserção deve-ser posicionar o cursor na coluna série do item da nota e pressionar CTRL + O. Após confirmação do usuário e se o item estiver vinculado a um equipamento, as séries do item serão inseridas no cadastro de equipamentos.
14.1) Vincular um equipamento de locação a um produto
14.2) Entrada de Mercadorias: menu Faturamento > Entrada de Mercadorias > aba Dados do Produto > Coluna Nº Série
Ao pressionar CTRL + O com o cursor posicionado na coluna série de um item vai aparecer a pergunta abaixo:
Ao escolher "Sim", vai inserir no equipamento de locação as séries que deram entrada no documento e que não constam no equipamento de locação:
* Caso o produto não esteja vinculado a um equipamento a operação será cancelada.
* Caso a série já esteja cadastrada no equipamento ela não será inserida novamente.
15) Exemplo de Equipamento Movimentado
O presente documento tem o objetivo de apresentar um exemplo de movimento de série de um equipamento de locação que passou pelos seguintes processos:
> Aquisição de uma unidade (série) do equipamento > Locação da Série > Devolução da Série Locada > Manutenção da Série Devolvida > Finalização da Manutenção da Série Devolvida > Nova entrega da Série no mesmo contrato que foi locada anteriormente.
Detalhamento do processo com movimentos gerados:
1. Documento de entrada - aquisição do equipamento: usuário insere nota de entrada e gera entrada série via ctrl+O - gera um movimento de entrada (E):
No exemplo foi movimentada a série "SERIETESTE_190720223"
2. Locar o equipamento: usuário faz entrega do equipamento no contrato de locação - gera um movimento de saída (S):
a) Foi cadastrado o contrato novo e vinculado à ele o equipamento referente à série a ser entregue, para posterior, entrega, na tela abaixo:
3. Encerrar a Locação: usuário encerra a locação - equipamento locado devolvido - gera um movimento de entrada (E):
Na tela cadastro de contrato, botão da coluna Série, foi encerrada a série "SERIETESTE_190720223", no contrato 64, por ter sido devolvida pelo cliente para manutenção.
3.1 Geração automática de ordem de serviço para manutenção de equipamento devolvido - gera um movimento de saída (S):
4. Finalização da Manutenção na Ordem de Serviço: ao marcar a Ordem de serviço como "Executada" a série volta a ficar disponível- gera um movimento de entrada (E):
5. Nova entrega da série no mesmo contrato de sua locação inicial: após passo acima série volta a ficar disponível para ser locada no mesmo contrato ou em outro contrato - gera um movimento de saída (S).
O processo detalhado acima pode ser conferido na tela de consulta Movimento de Séries, acessada via Menu Assistência > Pesquisa Lotes/Numero de Séries. No exemplo foi movimentada a série "SERIETESTE_190720223". O movimento detalhado na tela abaixo, foi pesquisado, após a série ser novamente entregue no contrato inicial:
Tela de Gerenciamento de Contratos de Locação
Esse manual tem o objetivo de apresentar os recursos disponíveis na tela de Gerenciamento dos Contratos de Locação.
Essa tela centraliza pesquisas, funcionalidades e atalhos para processos que partem de um contrato de locação.
Tela acessada através do menu Assistência > Contratos > Gerenciamento dos Contratos: