4) Cadastro de Contratos de Locação (menu > Assistência > Contratos > Cadastro de Contratos)

Esse manual tem o objetivo de apresentar a tela de cadastro de Contratos de Locação de Equipamentos, detalhando os campos e funcionalidades da tela.

Detalhamento dos campos do cabeçalho do contrato de locação de equipamentos

* Campos obrigatórios para salvar contrato e destaque na cor verde

1. Código: Código sequencial para controle do sistema preenchido automaticamente; não pode ser alterada pelo usuário.

Sistema apresenta a numeração após contrato estar preenchido corretamente e salvo pelo usuário.

2. Número Contrato: Numeração do contrato, para identificação do mesmo.

Inicializada com mesmo código sequencial preenchido pelo sistema, mas podendo ser alterada pelo usuário.

3. Contratante: Informação obrigatória a ser preenchida pelo usuário.

Indica a pessoa física ou jurídica responsável pelo uso do equipamento locado.

Deve ser preenchido com uma pessoa física ou jurídica já cadastrada no cadastro de clientes do sistema.

4. Cliente: Informação obrigatória a ser preenchida pelo usuário.

Na maior parte dos casos será informada mesmo pessoa física ou jurídica informada como contratante.

Esse campo indica quem será responsável pelo pagamento do contrato.

Deve ser preenchido com uma pessoa física ou jurídica já cadastrada no cadastro de clientes do sistema.

5. Início: Data de início da vigência do contrato de locação. Inicializada pelo sistema com a data de cadastro do contrato e podendo ser alterada pelo usuário.

6. Período: Campo para definir a periodicidade de faturamento do contrato que pode ser:

- D - Diário: contrato pode gerar fatura a qualquer momento, considerando valor por dia de locação;

- S - Semanal: contrato gera parcelas semanais, cobrando a semana de locação, podendo utilizar cobrança pro-rata quando a semana de início ou de final da locação não completar 7 dias;

- M - Mensal: contrato gera parcelas mensais, cobrando o mês de locação, podendo utilizar cobrança pro-rata quando o mês de início ou de final da locação não completar 30 dias;

- B - Bimestral: contrato gera parcelas bimestrais, cobrando 60 dias de locação, podendo utilizar cobrança pro-rata quando o bimestre de início ou de final da locação não completar 60 dias;

- T - Trimestral: contrato gera parcelas trimestrais, cobrando 90 dias de locação, podendo utilizar cobrança pro-rata quando o trimestre de início ou de final da locação não completar 90 dias;

- R - Semestral: contrato gera parcelas semestrais, cobrando 180 dias de locação, podendo utilizar cobrança pro-rata quando o bimestre de início ou de final da locação não completar 180 dias;

- A - Anual: contrato gera parcelas anuais, cobrando 365 dias de locação, podendo utilizar cobrança pro-rata quando o ano de início ou de final da locação180o completar 365 dias.

7. Término estimado: Data estimada para finalização do contrato. deve ser preenchida pelo usuário e é obrigatório seu preenchimento para salvar um novo contrato.

Essa data será usada para geração das provisões de pagamentos dos contratos mensais, semanas, bimestrais, trimestrais, semestrais e anuais.

8. Encerramento: Data em que o contrato terminou devido ao encerramento da locação de todos os equipamentos do contrato.

Após usuário encerrar todos equipamentos contratados, sistema pergunta se usuário deseja encerrar contrato, alimentando data de encerramento com data atual. Contratos com "Encerramento" informado não serão considerados vigentes e não vão gerar faturamento.

9. Valor: Somatório apresentado pelo sistema de todos os valores de itens a serem locados, informados no contrato.

10. Comprovante: Deverá ser informado se contrato vai gerar um documento do tipo Recibo (série RC) ou documento do tipo Nota Fiscal.

Detalhamento dos campos e atalhos da aba Dados Adicionais do contrato de locação de equipamentos

11. Situação: Nesse campo deverá ser informada a situação atual do contrato de locação. As opções de situações de contratos devem estar previamente cadastradas em menu > Assistência > Cadastro > Situação: campo Identificador = N - Contrato de Locação.

12. Filial: Código da empresa ou filial locatária cadastrado nos dados da empresa do sistema. Inicializado pela filial ativa na abertura do sistema.

13. Código do Objeto: Cada contrato deve estar obrigatoriamente vinculado à um objeto a ser cadastrado em menu Assistência > Contratos > Cadastro de Objetos. No cadastro de objeto deve ser configurada operação para uso no recibo ou nota fiscal gerada ao faturar o contrato e o período do objeto para uso no contrato, que será usado para período de faturamento do contrato.

14. Banco: Campo obrigatório que deve ser informado pelo usuário para que o sistema permita salvar um novo contrato. Banco informado nesse banco será o banco de faturamento dos contratos.

15. Tabela Venc.: Esse campo deve obrigatoriamente ser informado pelo usuário, caso o período do contrato seja Diário, para demais períodos campos ficará indisponível. Tabelas de vencimento são usadas para parcelar o faturamento e podem ser configuradas no menu Faturamento > Cadastros > Tabela de Vencimento.

16. Dia Venc.: Esse campo indica dia de vencimento de parcelas mensais e é obrigatório ser informado pelo usuário quando o período do contrato seja diferente de período diário.

17. Dia Fechamento: Campo opcional, se informado pelo usuário será usado como dia data de emissão das parcelas a receber geradas ao gerar provisão e faturamento do contrato.

18. Data Base: Campo opcional, se informado pelo usuário será considerado ao fazer reajuste anual de contratos pelo índice informado no campo Tipo Reajuste, permitindo reajustar contratos a cada aniversário a partir da data base informada.

19. Tipo Reajuste: Campo opcional para informar índice a ser utilizado no reajuste anual de contratos por data base. ao clicar sobre o texto "Tipo Reajuste" será aberta uma grade para cadastrar os reajustes que podem ser informados em cada contrato.

20. Índice Somente Reajuste: Marcação opcional para permitir que contratos sejam reajustados por percentual informado ou índice e data base na tela de reajuste dos contratos.

21. Pedido de Venda Padrão: Campo opcional que permite que o usuário faça a seleção de um pedido do sistema para ficar vinculado ao contrato de locação.

22. Vendedor: Campo opcional que permite que o usuário selecione um vendedor responsável pelo contrato de locação. Ao faturar contrato com vendedor vinculado, as parcelas faturadas ficarão vinculadas ao vendedor.

23. Assinado: Campo opcional que indica o status da assinatura do contrato, sendo "Ativo" para contrato assinado pelo locatário.

24. Nome Assinante Contrato: Campo opcional para usuário informar nome do locatário que assinou o contrato de locação.

25.Data Assinatura Contrato: Campo opcional para usuário informar a data de assinatura, pelo locatário, do contrato de locação.

26. Ver Contratos Próximos do Vencimento: Atalho para abrir lista de contratos a vencer dentro do número de dias informado no campo "Avisa Contratos a vencer em N Dias", dos dados da empresa. Caso o campo "Avisa Contratos a vencer em N Dias" não esteja informado no dados da empresa, esse atalho não efetuará ação. Para "Avisa Contratos a vencer em N Dias" informado a lista de contratos a vencer também será apresentada na abertura do sistema. São considerados contratos a vencer, os contratos com data de Término Previsto dentro dos dias parametrizados.

27. Ver Contratos Próximos da Data de Aniversário (Reajuste): Atalho para abrir lista de contratos com data de aniversário dentro do número de dias informado no campo "Dias para Aviso de Aniversário dos Contratos", dos dados da empresa. Caso o campo "Dias para Aviso de Aniversário dos Contratos" não esteja informado no dados da empresa, esse atalho não apresentará informações. Para "Dias para Aviso de Aniversário dos Contratos" informado a lista de contratos a reajustar também será apresentada na abertura do sistema. São considerados contratos a reajustar, os contratos com data de aniversário, considerando a data de início do contrato.

28. Encerrar Contrato: encerra todos os equipamentos e acessórios do contrato: Atalho para encerrar contrato efetuando o encerramento de todas as locações ativas no contrato aberto em tela. Ao encerrar o contrato por esse link, sistema vai salvar data e hora no campo "Encerramento" e equipamentos dos contratos deixar de ser ativos e passar a ser encerrados.

Detalhamento dos campos e atalhos da aba Dados de Contato do contrato de locação de equipamentos

29. Contato: Permite selecionar o nome do contato para entrega entre os contatos do tipo "L - Local de Entrega" informados na aba "Contatos Pessoais" do cadastro do cliente do contrato de locação.

30. End. Entrega Contrato: Ao selecionar um contato de no campo "Contato" acima do campo "End. Entrega Contrato", será preenchido automaticamente com o endereço de entrega informado no contato selecionado. Esse endereço de entrega será utilizado na impressão da minuta do contrato de locação.

31. Contato: Permite selecionar o nome do contato financeiro entre os contatos do tipo "N - Financeiro" informados na aba "Contatos Pessoais" do cadastro do cliente do contrato de locação.

32. End. Cobrança: Ao selecionar um contato de no campo "Contato" acima do campo "End. Cobrança", será preenchido automaticamente com o endereço de cobrança informado no contato selecionado.

33. Observações: Campo de texto para informar observações referentes aos contatos do contrato de locação.