Cotação de Compra

Esse documento tem por finalidade o detalhamento sobre a cotação de compra no sistema Cybersul, esse módulo permite ao usuário cotar preços com diversos fornecedores, desta forma consegue analisar quais os melhores preços para os produtos.

• Cotação de Compra
• Cotação Simples com sugestão e análise
• Cotação de Compra Simples > Sugestão de Compra > Filtro Por Produtos Inclusos
• Personalização do valor considerado na classificação da cotação de compra
• Parâmetro Calcula valor considerado por stored procedure

Cotação de Compra

1. Objetivo

Esse documento tem por finalidade o detalhamento sobre a cotação de compra no sistema Cybersul, esse módulo permite ao usuário cotar preços com diversos fornecedores, desta forma consegue analisar quais os melhores preços para os produtos.

2. Informações Importantes

O que é cotação de preços?

Esse processo é caracterizado pela análise de preços de produtos oferecidos por diferentes fornecedores. É a partir da cotação que se pode definir quem vai fornecer a mercadoria e fechar o melhor negócio.

3. Conteúdo

Serão apresentados todos os processos necessários para geração de cotação de compra, para acessar o módulo de cotação, ir em Fornecedores - Cotação de Compra.

Para iniciar uma nova cotação:

1. Clicar em "Novo",

2. Clicar na estrela,

3. Preencher informações no cabeçalho da cotação (Fornecedor, Transportadora, Tabela de Vencimento, Tipo de Frete, etc) abaixo segue exemplo:

O campo contornado em azul será utilizado no caso do usuário precisar cotar os preços da mesma listagem de produtos com mais de um fornecedor, desta forma será possível, após preenchimento dos dados da cotação e inseridos produtos, clicar na estrela ao lado do campo fornecedor e replicar os itens da cotação para um próximo fornecedor. Segue exemplo:

Ao clicar na estrela de gerar a cotação para um segundo fornecedor, o sistema mostrará uma mensagem.

Clicando em “Sim” o sistema fará uma cópia da cotação com outro código de Fornecedor/Cotação, permitindo que o usuário somente altere o fornecedor da cotação e envie a cotação para o mesmo.

Existe o botão “Exporta Planilha” nessa tela de cotação, ele pode ser utilizado nos casos em que o usuário quer exportar a listagem dos produtos para Excel, ajustar os valores no Excel e importar novamente para o sistema. Abaixo está em destaque este botão:

Ao clicar nele, o sistema pergunta se deseja exportar ou importar o Excel.

Selecionando a opção "Exportar", ele irá gerar o arquivo. Importante ter o Excel instalado no computador, para que o sistema consiga gerar o arquivo.

Selecionando a opção "Importar", o sistema abre uma tela para configuração do arquivo que será importado:

O primeiro passo nessa importação deve ser a escolha do arquivo a ser importado, isso poderá ser feito através do botão em destaque na imagem acima. Após isso, conferir as colunas com os valores do arquivo.

Segundo passo é ir até a aba “Configuração”

Nesta tela devemos informar as colunas do Excel ao qual se refere cada campo. Exemplo: coluna A → Campo Valor Unitário do produto, coluna B → Valor do Frete. No Excel as colunas são visualizadas em ordem alfabética, já no sistema devemos informar elas em numeral, portanto A=1, B=2, C=3, e assim por diante.

Caso não tenha todas as colunas no arquivo Excel, deve informar somente a numeração das que existem no arquivo, o restante dos campos poderá ficar em branco nesta configuração.

Ao finalizar a configuração das colunas, clicar no botão “Salvar”. Voltar para a aba “Importação" e clicar no botão “Importar”.

Se o arquivo estiver com as posições corretas, conforme informado na tela de configuração, o sistema irá importar os dados e poderá ser possível visualizar as alterações na cotação do sistema que corresponde ao ajuste.

A partir dessa cotação podemos enviar a listagem dos produtos para seus respectivos fornecedores por e-mail, gerar relatórios ou até gerar uma ordem de compra, caso já tenha escolhido a melhor opção de compra.

Para realizar esses processos, devemos clicar nos botões da barra inferior da tela. No botão “Imprimir Fornec.” gera um relatório dessa cotação por fornecedor:

É possível enviar ele por e-mail, imprimir ou salvar, conforme botões em destaque.

O botão “Imprimir Cotação” gera o relatório com as cotações de todos fornecedores vinculados a esta cotação:

Este também permite enviar por e-mail, salvar ou imprimir.

Conforme a decisão do usuário de optar comprar os produtos de alguma das cotações realizadas, é possível gerar a ordem de compra diretamente da cotação, clicando no botão “Gerar OC”.

Ao clicar no botão “Gerar OC”, o sistema gera automaticamente a ordem de compra, sendo possível visualizá-la ou enviá-la para o fornecedor através do menu Fornecedores - Ordem de Compra.

Cotação Simples com sugestão e análise

Cotação Simples

1 - Apresentação das telas

Uma breve apresentação das telas e seus componentes

1.1 - Cotação de compra

1. Cotação anterior - Abre cotação anterior
2. Próxima cotação - Abre próxima cotação
3. Nova cotação - Cria nova cotação
4. Pesquisar cotação - Abre tela de pesquisa de cotação
5. Importar solicitação de compra - Importa uma solicitação de compra
6. Exportar planilha - Exporta ou importa planilha em excel para o fornecedor selecionado
7. Fornecedor anterior - Abre o fornecedor anterior*
8. Próximo fornecedor - Abre o próximo fornecedor*
9. Novo fornecedor - Insere novo fornecedor*
10. Sugestão de compra - Abre a sugestão de compra*
11. Analise da cotação - Abre a análise de compra*
12. Número da cotação - Mostra o número da cotação de compra selecionada
13. Fornecedor da cotação - Mostra o número do fornecedor selecionado*
14. Data de emissão da cotação - Edita data de emissão da solicitação**
15. Data de emissão da solicitação de compra - Edita data de emissão**
16. Fornecedor da cotação - Edita fornecedor selecionado*
17. Transportadora - Seleciona uma transportadora**
18. Local de entraga - Edita o local de entraga**
19. Operação - Seleciona uma operação**
20. Pesquisa de fornecedor - Abre a pesquisa de fornecedor para auxiliar a troca do fornecedor*
21. Pesquisa de transportadora - Abre a pesquisa de transportadoras para auxiliar a troca de transportadora**
22. Pesquisa de Operação - Abre a pesquisa de operação para auxiliar a troca de operação**
23. Frete - Seleciona o tipo de frete**
24. Tabela de vencimento - Seleciona uma tabela de vencimento**
25. Contato - Edita o nome do contato**
26. Solicitante - Edita o nome do solicitante**
27. Requisitante - Edita o nome do requisitante (por padrão vem com o usuário logado)**
28. Situação - Altera a situação(Aberto/Fechado)**
29. Prioridade - Altera a prioridade (Alta/Média/Baixa)**
30. Valor do frete - Edita o valor do frete**
31. Pesquisa Tabela de vencimento - Abre a pesquisa da tabela de vencimento para auxiliar a troca**
32. Listagem de produtos - Inclui/Exclui e altera informações referente ao produto**
33. Valor total - Valor da soma do toal dos produtos, impostos e frete**
34. Ordem de compra - Informa a ordem de compra gerada**
35. Solicitação de compra - Informa a solicitação de compra que gerou a cotação**
36. Novo - insere uma cotação de compra nova
37. Salvar - Salva as alterações
38. Imprimir fornecedor - Imprime uma listagem de produtos**
39. Imprimir cotação - Imprime Listagem de produtos x fornecedores*
40. Cancelar - Cancela as alterações que não foram salvas
41. Excluir - Exclui fornecedor*
42. Gerar O.C. - Gera Ordem de compra*
43. Ranking - Seleciona automáticamente Como aprovado o produto que estiver com menor preço**
44. Sair - Fecha a tela
45. Criar cotação dos produtos zerados - Cria uma nova cotação para todos os fornecedores da cotação corrente com os produtos que tiverem o valor zerado em todos os fornecedores.

* Referente a cotação selecionada
** Referente ao fornecedor Selecionado na cotação selecionada

1.2 Sugestão de compra

1. Filtra os produtos pelo Código
2. Filtra os produtos pela Descrição
3. Filtra os produtos pelo Fornecedor
4. Filtra os Produtos pelo Grupo
5. Acessa a pesquisa Produtos e carrega o código no campo
6. Acessa a pesquisa Produtos e carrega a descrição no campo
7. Acessa a pesquisa de Fornecedores
8. Acessa a pesquisa de Grupos
9. Filtra os produtos que tem sugestão de compra maior que zero
10. Filtra pelo Complemento da Descrição do Produto
11. Filtra pelo campo Informação do Produto
12. Filtra os produtos que suam o fornecedor na relação de fornecedores(Uso combinado com item 3)
13. Aplica os filtros selecionados , caso não tenha filtros traz todos os produtos
14. Caso seja informado a opção:
    1. Exata: o sistema irá filtrar apenas produtos onde os dados sejam iguais aos filtros
    2. Contendo: o sistema irá filtrar os produtos que possuem dados contendo os filtros pesquisados. 
15. Aplica ordenação na tabela de produtos
16. Listagem de produtos
17. Aba Cálculo
18. Aba últimas entradas
19. Quando marcada essa opção, será zerada as vendas quando recalculado
20. Quando marcada essa opção, será calculado a quantidade de vendas no período
21. Filtro de data inicial
22. Aba Ordens de Compra em Aberto
23. Quando marcada essa opção, será zerada as reservas quando recalculado
24. Quando marcada essa opção, será calculado a quantidade de reservas
25. Filtro de data final
26. Filtro por Local estoque
27. Recalcula os dados de quantidade de vendas, estoque mínimo, estoque atual, quantidade  em reserva e quantidade  em trânsito
28. Quando marcada essa opção, será zerada as quantidades de compra
29. Quando marcada essa opção, será zerado estoque mínimo
30. Quando marcada essa opção, será calculado o estoque mínimo
31. Quando marcada essa opção, será calculado a quantidade de compras
32. Quando marcada essa opção, será zerado o estoque atual
33. Quando marcada essa opção, será calculado o estoque atual
34. Botão para sair da tela
35. Insere produtos selecionados na cotação
    
36. Insere todos os produtos do cadastro de produtos na sugestão da cotação
    

1.3 Análise de compra

1. Listagem de Produtos x Fornecedores

2. Passo a passo para realizar a cotação
2.1 - Criar a nova cotação

Abrir a Cotação de compras e dar um clique na estrela referente a cotação

2.2 - Entrar com os fornecedores que participarão da cotação

Preencher informações no cabeçalho da cotação (Fornecedor, Transportadora, Tabela de Vencimento, Tipo de Frete, etc)

Após preenchido os campos, para inserir outro fornecedor clique na estrela referente ao fornecedor e repita o preenchimento deacordo com o novo fornecedor, note que ao fazer isso a tela de pesquisa de fornecedor abrirá automáticamente para facilitar o procedimento. Realizar a inserção de fornecedores quantas vezes necessárias.

2.3 - Selecionar os produtos para a cotação

Na tela que vai abrir no canto inferior esquerdo clique em inserir produtos para que carregue os produtos do cadastro de produtos na "Sugestão de Compra" da "Cotação de Compra" que foi criada. aguarde os procedimentos terminarem.

Após terminado a inserção dos produtos é hora de revisar as quantidades e selecionar os produtos que devem ser comprados. Conforme print abaixo.

Caso seja necessário esta tela pode ser fechada e reaberta, ela ira salvar automaticamente caso você precise continuar o trabalho em outra hora.
Terminado esta parte.Clique no botão "Inserir na Cotação" e em "Todos os fornecedores" para inserir nos fornecedores da cotação

2.4 - Conferir os preços dos fornecedores

Nesta etapa podemos seguir por dois caminhos diferentes, que são:
- Preenchimento pela grade de produtos .
- Por arquivo excel

2.4.1 - Preenchimento pela grade de produtos

Geramos um relatório para enviar por email, selecionando o fornecedor desejado e dar um clique em "Imprimir Fornec."

Após a confirmação dos valores poderá ser preenchido diretamente na grade de produtos.

2.4.2 - Por arquivo excel

Optando por arquivo do excel, Selecione o fornecedor desejado, clique no botão do excel e selecionar exportar.

Nesta tela é possível fazer a exportação dos campos que forem selecionados para exportação na aba configuração.

1 - Mostra o número da cotação que será exportada.
2 - Mostra o fornecedor da cotação que será exportado
3 - Aba de exportação
4 - Aba de configuração
5 - pre visualização da exportação
6 - Botão de exportação
7 - Botão para fechar a tela
Caso todos os campos estejam de acordo basta dar um clique em exportar que o sistema perguntará o nome do arquivo e onde deverá ser salvo.

Caso necessite de outro campo e ou mudar a sequencia em que aparecem, clique na aba configuração

1 - Listagem dos campos disponíveis
2 - Move o campo selecionado para cima
3 - Move o campo selecionado para baixo
4 - Salva a configuração
5 - Reverte as modificações para a última configuração salva
6 - Fecha a tela
Para alterar a sequencia em que os campos serão exportados clique sobre o campo e utilize os botões na lateral direita( 2 e 3), para marcar um campo para exportação clique no check ao lado do campo.

Após o recebimento do arquivo excel com os valores fornecidos pelo fornecedor, poderá ser importado para o sistema. Para isso selecione o fornecedor clique no botão do excel e importar.

Caso não tenha feito nenhuma importação antes revise a configuração da importação. Preenchendo os campos que deverão ser alterados, onde a coluna "A" é o número "1", "B" é o número "2" e assim por diante. Conforme mostra o print abaixo.

Feito isso agora basta selecionar o arquivo e importar.

2.3 - Analisar de qual fornecedor o produto deve ser adquirido

2.3.1 - Gerar o Ranking

O Ranking auxilia a análise da cotação. Tem por regra a aprovação automática do produto no fornecedor que possuir o menor preço não zerado. Caso o produto tenha preço zerado em todos os fornecedores não irá aprovar em nenhum deles.

2.3.2 - Utilizando a ferramenta de análise

Selecione a cotação e clique sobre o botão análise.

No caso de não ter nenhuma aprovação na cotação ao abrir a análise o ranking será gerado automaticamente.
Esta tela abre a relação de produtos x fornecedor da cotação.
Para aprovar o produto em outro fornecedor basta dar duplo clique sobre o valor do produto que deverá ser aprovado. A cor de fundo verde sinaliza o valor que foi aprovado. Produto com valor sublinhado significa que o valor dele é igual ao valor mais baixo na cotação. Para definir que o produto não deverá ser aprovado em nenhum fornecedor basta dar duplo clique na coluna fornecedor selecionado na linha referente ao produto.

A direita de todo o fornecedor tem uma coluna pequena que serve para indicar se o produto tem observação para o fornecedor, caso haja observação irá pintar de azul. Para ver a observação basta dar duplo clique na area pintada de azul.

Toda alteração feita nesta tela será salva automáticamente na cotação de compra.

3 - Gerando uma ordem de compra apartir da cotação

Selecione a cotação de clique no botão "Gerar O.C." e será gerado uma ordem de compra para cada fornecedor da cotação, Vinculando as mesmas. Para abrir a ordem de compra vinculado ao fornecedor da cotação selecione a cotação e o fornecedor e de um clique sobre o número da ordem conforme mostrado abaixo.

 

Cotação de Compra Simples > Sugestão de Compra > Filtro Por Produtos Inclusos

Em " Menu > Fornecedores > Cotação de Compra (Simples)" está disponível o filtro "Produtos" com as opções abaixo (Figura 1, letra A):

• Mostrar Inclusos e Não Inclusos Na Cotação: Mostrar todos os produtos.
• Mostrar Somente Não Inclusos Na Cotação: Mostra somente os produtos ainda não inclusos na cotação.
• Mostrar Somente Inclusos Na Cotação: Mostra somente os produtos que já foram inclusos na cotação.

Também foi dado um destaque na cor verde para as linhas dos produtos que já estão inclusos na cotação (Figura 1, letra B).

 

Figura 1 - Menu > Fornecedores > Cotação de Compra

OBS: O filtro "Produto" está disponível na cotação de compra simples que é a opção “S - Simples” do parâmetro “OCMODOCOTACAO” (Modo de Uso da Cotação de Compra).

 

Personalização do valor considerado na classificação da cotação de compra

Conforme a necessidade e regra interna de cada empresa, o valor considerado, ao classificar a melhor cotação de compra, pode considerar diversos fatores, exemplo disso são as empresas que se creditam de ICMS ou se isentam de determinado imposto ou que desejem usar o valor unitário bruto do item. Este manual mostra a parametrização necessária para personalizar os itens que irão compor o valor considerado considerando, sem a necessidade de nenhuma alteração no núcleo do software. Será possível configurar diversos campos do item da cotação, como por exemplo IPI, ICMS, ICMS ST, PIS, COFINS, Frete Rateado e desconto.

Parâmetro Calcula valor considerado por stored procedure

Foi criado um novo parâmetro (Sim/Não) na aba Ordem de Compra para fazer o cálculo do valor considerado por stored procedure.

O cálculo padrão é:
VALOR_CONSIDERADO = (VALOR_UNITARIO)
                                        -((DESCONTO/100)*VALOR_UNITARIO)
                                        +(VALOR_IPI / QUANTIDADE)
                                        +(VALOR_ICMS / QUANTIDADE)
                                        +(VALOR_ST / QUANTIDADE)
                                        +(VALOR_FRETE_RATEADO / QUANTIDADE);

E pode ser alterado de acordo com as solicitações dos clientes na procedure SPVALORCONSIDERADOCOIT.

Caso o parâmetro não seja marcado como "Sim" o sistema procederá como de costume.

Essa parametrização é feita pelo analista de implantação durante a parametrização\treinamento do módulo de cotação de compras.
Também pode ser feita por usuários avançado com conhecimento SQL e acesso ao banco de dados.