Expedição

Detalhamentos dos sistema de expedição: Telão de separação Conferência de mercadoria Etiqueta de transporte Romaneio

Detalhes
Configurações iniciais

Parâmetros e configurações

Telão de separação

Funcionalidades

Conferência de mercadoria

Funcionalidades

Etiqueta de transporte

Funcionalidades

Cadastro de romaneio

Funcionalidades

Detalhes

A Expedição

O módulo de expedição do Solution é composto de 4 sistemas que trabalham em conjunto ou separadamente para organizar todo processo de separação, conferência e embarque de mercadorias. Devido aos controles disponíveis nas ferramentas, esse módulo auxilia a empresa em vários quesitos, como por exemplo:

Organização dos pedidos em todos os momentos da liberação das mercadorias
Agilidade na separação das mercadorias no estoque
Conferência da mercadorias
Emissão de etiqueta de volume customizada.
Eficiência no processo de expedição, menores custos de equipe, retrabalhos, devoluções por erros, cancelamentos de notas e processos desnecessários.
Rastreabilidade no processo de separação, com os tempos de separação e conferência, erros de separação e apontamentos de quem separou e quem conferiu.
Emissão de etiqueta de transporte, com dados do cliente e dados na nota fiscal.
Romaneio de notas fiscais, saiba quais notas foram entregues para quais transportadoras ou quais motoristas, se já estão entregues ou retornaram por algum motivo.

Configurações iniciais

Parâmetros e configurações

Gerais

O uso da expedição exige algumas ajustes iniciais, tanto em parâmetros como nas configurações de outros módulos.

Habilitar o parâmetro PVHABILITASITUACAO = S

Habilitar o parâmetro PVCONFAVANCADA = S

O banco de dados usa uma porta aleatória quando um evento é disparado. Caso o servidor fique protegido atrás de um firewall, é preciso definir uma porta fixa em RemoteAuxPort no arquivo de configuração FIREBIRD.CONF e liberar essa porta no firewall. Obrigatoriamente deve ser uma porta diferente da porta do banco de dados.

Telão de separação

O telão precisa que 4 situações sejam cadastradas para os pedidos de vendas, assim, ele pode acompanhar a evolução do pedido conforme ele avança entre as situações. Para cadastrar a situação, acessar o menu Faturamento - Cadastro - Situação.

- Uma situação é "Aguardando separação", é a primeira situação assim que o pedido é liberado pelo comercial ou outro setor responsável. É um pedido que a partir do momento que é liberado já fica visível no telão para que o usuário inicie o processo de separação.
- Essa situação cadastrada pode receber qualquer descrição, mas dentro do telão as situações serão sempre fixas.

Dicas: a liberação do pedido para "Aguardando separação" pode ser feita pelo usuário alterando diretamente a situação no pedido ou, de forma a melhorar a automação, é possível a criação de um botão no pedido que troca a situação para o usuário.

Além do cadastro de situações, o telão também precisa do cadastro do funcionário, esse cadastro é feito no menu RH - Cadastros - Funcionários

- - O mínimo necessário para o funcionamento da expedição é o nome do funcionário e o campo número da chapa (que deve ser preenchido com o código de barras do crachá do funcionário ou um outro código que identifique o funcionário de forma única). O número da chapa deve ser informado para identificar quem está separando a mercadoria ou quem está fazendo a conferência.

Já no telão, pressionando a tecla F2, tem acesso as configurações específicas:

Situação "Aguarda Separação" - Selecione qual a situação do pedido que deve aparecer na primeira coluna do telão
Situação "Em separação" - Selecione qual a situação do pedido que deve aparecer na segunda coluna do telão
Situação "Em conferência" - Selecione qual a situação do pedido que deve aparecer na terceira coluna do telão
Situação "Aguarda NF" - Selecione qual a situação do pedido que deve aparecer na quarta coluna do telão
Impressora do pedido - Selecione a impressora onde será impresso o relatório de separação
- Dica: o relatório é configurado de forma default para impressão em impressora térmica de 40 colunas. Adotar esse modelo de impressora reduz custos e agiliza todo processo de separação.
- Todas impressões são enviadas diretamente para a impressora. Caso queira que uma impressão seja mostrada em tela, para que, por exemplo, possa ter seu layout ajustado, pressione a tela Ctrl + Enter ao selecionar o pedido ou a nota, no caso da etiqueta de embarque ou volume, ao invés de apenas Enter. Nessa situação, o código do funcionário não pode ser feito pela leitura do código de barras e deve ser digitado manualmente.
Impressora de etiquetas - Selecione a impressora onde será impresso a etiqueta de embarque.
Habilita a opção de ordenação horária. São opções bem específicas de ordenação dos pedidos na coluna Aguarda Separação. Por padrão, manter desligado, assim os pedidos são ordenados conforme a hora de liberação, os mais antigos aparecendo mais em cima.

Conferência de mercadorias

Na tela de conferência, pressionar a tela F2 para ter acesso as configurações da conferência.

Situação "Em conferência" - Selecione para qual situação o pedido será enviado quando o usuário informar o número do pedido na conferência.
Situação "Conferido" - Selecione para qual situação o pedido será enviado quando o usuário finalizar a conferência.
Mostrar erro em tela. - Mostra uma tela vermelha informando um erro e um aviso sonoro ao invés de apenas uma aviso sonoro. A tela só é fechada pressionando a tela ESC.
Imprime etiqueta de volumes - No final da conferência, o sistema abre automaticamente uma tela para o usuário informar o número de volumes e imprimir as etiquetas para os volumes. Caso esteja desabilitado ou seja necessário a reimpressão das etiquetas, isso pode ser feito através do botão Etiqueta Volume ou pressionando F6
Impressora de etiqueta - Selecione a impressora onde será impresso a etiqueta de volume.
- Tanto a etiqueta de volume como a etiqueta de embarque devem ser impressas em impressoras térmicas de etiqueta compatíveis com o sistema, como Zebra, Argox ou Epson. Contate a Cybersul para a lista atualizada de impressoras compatíveis. Caso as etiquetas tenham tamanhos ou cores diferentes, usar sempre duas impressoras distintas. A troca de etiqueta a cada evento causa atraso no fluxo da expedição.

Cadastro de romaneio

Telão de separação

O telão de separação recebe e acompanha os pedidos que são liberados para entrega. Além de mostrar em tempo real a situação dos pedidos de forma visual para todo setor, possibilidade a impressão mapa de separação.

Telão de separação

Funcionalidades

A tela principal mostra as 4 colunas com as situação dos pedidos que foram previamente configuradas.

Quando o usuário está pronto para separar um pedido, ele vai apenas fazer a leitura do código de barras do crachá ou digitar o seu código e o sistema vai fazer a impressão dos itens do pedido e seus itens.

Em tela, é mostrado apenas o número do pedido e nome da transportadora. Essas opções não podem ser alteradas e são pensadas de forma a que o usuário não possa escolher um pedido de acordo com dados adicionais, como nome do cliente, por exemplo.

Ao imprimir o pedido, o telão vai mudar automaticamente a situação para Em Separação. Esse pedido não poderá mais ser reimpresso, a não ser que algum usuário com permissão acesse o pedido e modifique a sua situação para a correspondente a situação de "Aguarda separação". Assim o processo pode ser reiniciado e a impressão pode acontecer novamente.

Quando Ctrl + Enter é pressionado, o sistema entende que o usuário quer reconfigurar a impressão do pedido. Nesse caso, ele mantém o pedido em "Aguarda separação" e o pedido pode ser impresso quantas vezes for necessário. Usar essa opção apenas para a configuração da impressão.

Ao ajustar a impressão do pedido, mantenha o código de barras. Ele é usado nas etapas seguintes da expedição.

Com a impressão do pedido em mãos, o usuário pode efetuar a separação das mercadorias no estoque. No momento da impressão, o sistema armazena o horário e o usuário que iniciou o processo de separação, informação que, em conjunto com as demais ao longo do processo, pode ser usada para definição de métricas de tempos de separação e conferência, bem como erros de conferência. Os dados são armazenados na tabela AVEC85SE.

A impressão é ordenada pelo campo Posicionamento do Cadastro do produto. Como forma de facilitar o processo de separação, crie os posicionamento de forma que facilite o caminho do separador dentro do estoque. Crie código de endereçamento que contenha a área, corredor, lado, andar, vão ou outras codificações, sempre lembrando no espaço físico existente, o caminho que o separador irá fazer e a forma como o sistema ordena os itens nessa impressão.

Conforme o pedido avança na conferência e emissão da NF, ele vai andando entre as colunas, forma a ficar visível para toda área da expedição.

A tela pode ser atualizada manualmente pressionando a tecla F5. Ela também deve sofrer atualizações automáticas através do evento MONITORA_CONFERENCIA. Esse evento pode ser disparado sempre que o pedido tem sua situação alterada. (AVEC8501.ASCODIGO)

Ao invés da impressão, a Cybersul pode estudar outras formas de disponibilização das informações para separação, como tablet, celular ou coletor de dados. Contate a Cybersul para outras opções

Conferência de mercadoria

A conferência de mercadoria permite que o usuário valide a separação feita, comparando os itens que foram separados com os itens que estão no pedido de vendas.

Conferência de mercadoria

Funcionalidades

Esse processo inicia com o usuário lendo o código de seu crachá ou informando o código manualmente.

O código é solicitado uma única vez ao entrar na tela. Uma vez que a a tela de conferência esteja aberta, toda conferência feita ficará vinculada ao usuário que abriu a tela. Lembre de sair da tela quando deixar a posição.

A tela de conferência do pedido informará o nome do usuário responsável pela separação e ficará já pronta para receber o número do pedido

Com os itens em bancada e a impressão da separação, efetuar a leitura do código de barras da impressão da separação do pedido para dar início a conferência. Nesse momento, no telão, o pedido muda da situação "Em separação" para "Em conferência".

A partir do momento que os itens estão carregado em tela, o usuário inicia o processo de leitura dos códigos de barras dos produtos. O sistema aceita tanto o código de barras do cadastro do produto (EAN) como os códigos múltiplos do cadastro do produto. Nesse caso, ele já faz a multiplicação pela quantidade de itens do código de barras, como nos casos de códigos de caixa fechada. Além dos códigos de barras, o sistema aceita também o código interno do produto (essa ação é registrada em log para identificação dos produtos em que não foi possível ler o código de barras). Não é possível pesquisar produtos por qualquer outro campo.

Cada leitura registra uma quantidade por padrão. Caso queria informar várias quantidades, lendo apenas uma vez, o procedimento é informar a quantidade, pressionar a tela * e ler o código de barras.

A cada leitura, o sistema verifica se o item está no pedido. Em caso de conferência positiva, o sistema atualiza o item com a quantidade conferida. Em caso de conferência negativa, o sistema mostra a tela de erro ou o aviso sonoro e registra esse erro na tabela de log.

Quando todos os itens estiverem conferidos, o sistema, caso habilitado, pede o número de volumes e faz a impressão das etiquetas (para cada volume, uma etiqueta é impressa). Tanto o número de volumes, como os pesos líquido e bruto que forem informados nessa tela saem impressos na nota fiscal.

Caso os parâmetros de lote ou número de série automáticos (lote por validade, por exemplo) estiverem lançados no pedido, o sistema mostrará na tela ao lado quais os lotes devem ser conferidos também. Essa conferência é visual, o sistema não faz a validação nem a conferência do lote.

Clicando com o botão direito sobre a grade de itens, pode reiniciar a conferência. Isso faz com que todos os itens já conferidos no pedido sejam zerados.

Pressionando a tecla F4, a tela é limpa e um novo pedido pode ser selecionado. Não é necessário que a conferência anterior tenha sido finalizada. O sistema armazena os itens que já foram conferidos.

Uma vez que a conferência é finalizada, a situação do pedido é automaticamente alterada para a situação "Conferido" informada.

Etiqueta de transporte

Imprime a etiqueta de embarque, já com os dados na NF

Etiqueta de transporte

Funcionalidades

A etiqueta de transporte é um sistema que permite a impressão de uma etiqueta, após a emissão da NF, já com os dados da NF emitida.

Para emissão da etiqueta, efetuar a leitura do código de barras do DANFE já impresso.

O layout da etiqueta pode ser ajustado pressionando a tela Ctrl + Enter quando informar o código do DANFE.

Para cada volume, o sistema irá imprimir uma etiqueta.

Não existem outras formas de selecionar uma NF além do código do DANFE. Ajuste o fluxo da expedição de forma se enquadrar nas etapas do sistema.

Cadastro de romaneio

O cadastro de romaneio cria registros das notas que foram embarcadas, quais transportadoras ou motoristas e quais as situações das notas.

Cadastro de romaneio

Funcionalidades

Na tela Cadastro de Romaneio, clicar em , selecionar a transportadora e na tela das notas selecionadas clicar com o botão direito do mouse, após, clicar em Adicionar Notas. As notas também podem ser inseridas diretamente na lista de notas, buscando pela Chava DANFE ou Nº + Série.

1.1. Coluna "Chave Danfe": ao inserir, informando a chave da Danfe, serão apresentadas as demais colunas do documento correspondente à chave informada;

1.2. Colunas ""NºDoc" e "Série": ao inserir, informando a coluna NºDoc, serão apresentadas as demais colunas do primeiro documento localizado que corresponda ao número informado, ao informar acrescentar a coluna série na lista, será apresentado o documento correspondente ao NºDoc+Série;

1.3. Ao clicar sobre a lista com o botão direito, e selecionar a opção "Adicionar Notas" será aberta uma tela para inserção de vários documentos pesquisados:

* 1 - Pesquisa os documentos de acordo com os filtros informados em tel;

* 2 - Lista dos documentos pesquisados;

* 3 - Lista dos documentos selecionados para o romaneio;

* 4 - Botão "Limpar Seleção": limpa a lista dos documentos selecionados para o romaneio;

* 5 - Botão "Enviar Notas": insere as notas da segunda lista no romaneio.

Inclusão de Notas de Saída no Cadastro de Romaneio via tecla de atalho F9:

Ferramenta para inserir documentos de saída no cadastro de Romaneio via tecla de atalho F9:

a) Indicativo em tela da função do atalho F9 pode ser habilitado via ferramenta de configuração de tela:

b) Tecla F9 abre caixa para informar a chave NF-e do documento de saída a ser inserido:

c) Consistências do sistema para inserir documento de acordo com chave informada:

> Sistema verifica se chave NF-e existe e se trata-se de um documento de saída;

> Sistema verifica se documento de saída localizado não está vinculado a um romaneio.