Pedido de Venda e Orçamento

Este documento tem por finalidade detalhar os procedimentos do módulo pedido de vendas de forma a facilitar a compreensão do leitor e a utilização do sistema.

• Pedido de Venda & Orçamento
• Importação de Itens de NF de entrada para pedido de Venda
• Importação de Itens de NF de entrada para pedido de Venda
• Entrega parcial de Quantidades - Pedido de Vendas
• Entrega Parcial das Quantidades
• Aceita Venda de Produtos Repetidos
• Envio de Código de Rastreabilidade dos Correios
• Configuração e Execução do Processo
• Múltiplos Documentos Anexados ao Pedido de Vendas
• Composição, Fases e Despesas Extras
• Composição, Fases e Despesas Extras

Pedido de Venda & Orçamento

1. Objetivo

Este documento tem por finalidade detalhar os procedimentos do módulo pedido de vendas de forma a facilitar a
compreensão do leitor e a utilização do sistema.

2. Informações Importantes

Base de dados é uma coleção de dados interligados, ou seja, é onde registra as informações dos usuários.
Cybercreator é uma ferramenta utilizada para criar novos campos nas tabelas do sistema.
É considerado operação de pendência a operação de código 00000.

3. Conteúdo

No módulo Faturamento - Pedido de vendas é possível digitar pedido de vendas ou orçamento, para transformar um orçamento em pedido é necessário alterar o campo "Tipo". A numeração dos pedidos é a mesma dos orçamentos e, é uma numeração sequencial.
Ao preencher o pedido de vendas é necessário clicar no botão "Novo" e inserir os dados: cliente, operação, vendedor, representada, tabela de vencimento, transportadora, todos esses dados já devem ter cadastro prévio em seus respectivos módulos. Clicando em cima do texto de alguns campos abrirá o respectivo cadastro, por exemplo, clicando no texto do campo Cliente, vai abrir o cadastro de cliente. Para a inserção dos itens utiliza-se a pesquisa, o campo "Valor" é preenchido com a informação vinda do cadastro de produto, mas pode ser digitado manualmente, a quantidade é informada manualmente, o IPI vem do cadastro de produto e o ICMS do cadastro de operação.

Dos botões do rodapé da tela:

• Novo: Para digitar um novo pedido;
• Salvar: Para salvar o pedido de vendas;
• Imprimir: Visualiza a impressão do pedido de vendas ou orçamento;
• Fila de Impressão: É utilizado para colocar o pedido na fila da geração da nota fiscal, esse botão reserva os produtos no estoque, mas a baixa do estoque só é realizada na geração da nota fiscal.
• Abrir Pendência: Esse botão abre um pedido em pendência, é utilizado quando não possui estoque. Quando clica no botão abrir pendência ele abre uma tela para ser inserido os itens pendentes, após digitar os itens o sistema inseri na base de dados um novo pedido de vendas com a operação pendência.

• Cancelar: Cancela a última ação do usuário, não cancela o pedido de vendas.

• Excluir: Exclui o pedido da base de dados, não sendo possível visualizá-lo depois da exclusão.

• Sair: Sai da tela do pedido de vendas.

Na imagem abaixo podemos visualizar os botões citados acima.

Na aba informações temos os campos valor de frete para ser digitado manualmente, valor IPI que é um campo calculado com a soma do total do IPI dos itens, o campo desconto geral é utilizado para abater um valor em reais do total do pedido de vendas, as observações é para alguma informação que o usuário queira registrar e o campo frete é utilizado para definir se o frete será pago pelo destinatário ou emitente, essa informação vai para a nota fiscal.

Na aba dados do cliente temos as principais informações do cliente como: endereço, CNPJ e I.E.

Na aba dados de entrega temos o endereço de entrega do pedido. Conforme imagem abaixo.

Na parte superior do pedido de vendas temos os ícones ilustrados abaixo.

As flechas verdes são para localizar pedido de numeração anterior ou posterior aquele que esta na tela.
A lupa é para pesquisar pedido de vendas.
A imagem ao lado da lupa é para visualizar campos do cybercreator, conforme imagem abaixo.

A calculadora serve para aplicar um percentual de desconto sobre os itens do pedido de venda, conforme imagem.

O ícone que representa uma lixeira é para recuperar os itens de um pedido excluído, ao clicar na lixeira é solicitado o número do pedido excluído para a restauração, é necessário já estar com o nome do cliente selecionado no pedido pois, ao restaurar a lixeira só vem os dados do produto e a operação do pedido restaura como pendência.

O ícone ao lado da lixeira, azul e vermelho abre a tela abaixo. Na qual possui várias funcionalidades, que estão detalhadas abaixo.

• Opção Consignação: Importa os itens de uma saída por consignação, na imagem abaixo temos que clicar duas vezes na parte onde diz saída consignada, irá abrir a tela de pesquisa de saída de mercadoria, duplo clique carrega os itens para a tela, após na parte devolução consignada seleciona a nota de entrada da mesma consignação, ao clicar em calcular saldo o sistema faz o cálculo do saldo entre a entrada e saída do item consignado, após deverá clicar no botão confirmar para criar o pedido de vendas.

• Opção devolução: importa uma nota de entrada para o pedido de vendas, ele já preenche com todos os dados do cabeçalho e os itens, no campo operação o sistema preenche com uma operação do tipo saída para devolução.

• Opção itens: Importa somente os itens de uma nota de entrada, é necessário estar com o cabeçalho do pedido preenchido, quando clica na opção itens vai abrir a tela da pesquisa da entrada de mercadoria é necessário fazer a pesquisa por item e clicar com o botão direito no mouse em cima do produto a ser importado e selecionar a opção importar para o pedido de vendas.

 

• Opção Importar: Importar um outro pedido de vendas, pode se optar por importar o pedido de vendas completo ou somente alguns itens.

• Opção Texto: Importa um arquivo texto, para isso é necessário fazer a configuração no sistema para ler o arquivo txt, abaixo a tela da importação.

 

• Opção Saída: Importa uma saída de mercadoria, é necessário estar com o cliente já selecionado no pedido antes de importar a saída.
• Não-Entregues: Pesquisa os itens dos pedidos não entregues, para importar um item para o pedido de vendas basta clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção importar item, é possível também nessa pesquisa visualizar somente os itens com saldo aberto.

O ícone representado por um raio abre uma pesquisa dos pedidos gerados para o cliente inserido no pedido de vendas aberto, abaixo temos a visualização dessa pesquisa.

O ícone representado por um bloco de notas serve para colocar uma observação no pedido, esse campo não possui limite de caracteres, abaixo temos a visualização do campo das observações.

Para Cancelar o pedido de vendas clica-se em cima do status do pedido, não é permitido cancelar pedidos com o status de impresso nota fiscal. Na figura abaixo, em vermelho o status do pedido.

Importação de Itens de NF de entrada para pedido de Venda

Este conteúdo tem como intuito demonstrar as etapas e procedimentos necessários para carregar itens de NFe de entrada, diretamente para o pedido de vendas.

Importação de Itens de NF de entrada para pedido de Venda

No caso apresentado o botão "Carregar Saldo de Consignação ou Documento de Devolução" será
utilizado para carregar itens de um documento de entrada diretamente no pedido de vendas.

Acessar o menu Faturamento e acessar a funcionalidade "Pedido de Venda e Orçamento".

 

Dentro do pedido de vendas é necessário preencher o campo de "cliente" e após clicar no botão
"Carregar Saldo de Consignação ou Documento para devolução"

Irá aparecer as opções de função do botão, conforme imagem, e selecionar a opção 3.

Após a seleção, será aberta a janela de pesquisa para documento de entrada:

Efetuar a pesquisa do documento referente conforme imagem:

Após encontrar o documento de entrada, selecionar a opção de "Pesquisa por Item", que se encontra
na parte superior da gride pesquisa, abaixo do campo de " Ocultar cancelado".

No momento que marcar a flag na caixa de seleção, o sistema irá mostrar na grid os itens que
compõem a nota fiscal pesquisada.

Para efetuar a importação dos itens para o pedido, efetuar um clique com o botão direito do mouse, e
selecionar a opção "Importar Para Pedido de Venda".

O Procedimento do clique do mouse pode ser realizado um a um nos itens, ou apenas uma vez,
selecionando todos os itens com o "ctrl" e após abrir com o botão direto a opção de importar.

Após todo os itens selecionados e importados, a tela de pesquisa pode ser fechada, devendo então
seguir como procedimento a conferencia se todos os itens em questão foram corretamente
importados para a grid do pedido.

 

Caso algum item esteja faltando, o sistema possui uma forma de identificação, por destaque em cor, os itens já importados de uma NF:

Para incluir este item é só repetir o clique com o botão direito e importar o mesmo para o pedido de
vendas.

Entrega parcial de Quantidades - Pedido de Vendas

Neste Capítulo será abordado, procedimento para realizar a entrega parcial das quantidade dos itens, dentro do pedido de vendas.

Entrega Parcial das Quantidades

1.Objetivo

Esse documento tem por finalidade o detalhamento do módulo de Faturamento>Pedido de Vendas, através deste procedimento é possível realizar a venda parcial das quantidades de um item que está no pedido de vendas.

2.Informações Importantes

A entrega parcial dos itens, permite inserir no pedido de vendas, a quantidade solicitado pelo cliente, e a quantidade a ser entregue, caso a quantidade solicitada for maior que a quantidade entregue, o sistema poderá gerar um novo pedido de vendas com o saldo do item a ser faturado, ou também pode ser controlado diretamente no mesmo pedido.

3.Conteúdo

3.1 Parametrização - (Gerar Pedido com Saldo):

Ative o parâmetro, "Pedido de Vendas com entrega Parcial de Itens" e “Entrega Parcial em um Único Registro”, que fica localizado em dados da empresa>aba Venda e Orçamento>, No primeiro parâmetro Selecione a Opção "Sim" no segundo selecione “Gera Novo Pedido com Saldo”.

Este parâmetro irá perguntar ao enviar o pedido para fila, se o usuário deseja criar um novo pedido com o saldo restante.

3.1.1. Pedido de Vendas - (Gerar Pedido com Saldo):

No pedido de Vendas, deverá conter na tela a coluna Quantidade Total Requisitada, onde será informado, a quantidade do item que o cliente solicitou, posteriormente no campo Qtde. deverá constar a quantidade a ser faturada no momento, conforme imagem abaixo, onde está sinalizado a quantidade em Estoque como Disponível e demais campos apresentados.

Se o pedido possuir um produto que não terá nenhuma quantidade entregue, o campo Qtde deve ficar com a quantidade total do produto e a coluna "Entrega" deve ficar com a opção F - Futura. Pois o sistema não permite que o campo Qtde fique zerado.

Após preencher o pedido de vendas corretamente com todos os dados necessários, ao clicar em Fila de impressão, o sistema irá perguntar se deseja gerar um novo pedido com o saldo dos itens. 

Ao clicar "Sim", o sistema irá inserir as quantidades restantes do pedido de vendas em um novo pedido, atualizado a Quantidade Requisitada do Pedido Original, para Quantidade faturada, conforme imagem abaixo. Podemos identificar que o campo Quantidade Requisitada ficou igual a Quantidade, e no campo VeitEntregaSaldo ficou igual a Quantidade Requisitada.

Caso você clique em "Não", o sistema irá atualizar a Quantidade Total Requisitada conforme o preenchido no campo Quantidade, e não irá gerar o outro pedido de vendas com o saldo.

Após gerar a NF-e o campo Quantidade Entregue é preenchido com a Quantidade do primeiro campo.

Posterior o novo pedido, será preenchido com as quantidades restantes do pedido original, como pode ser visualizado na imagem abaixo:

Podemos identificar o novo pedido, gerado pelo sistema, inserido nas quantidades os saldos do pedido original, assim podendo repetir o processo caso a Quantidade for inferior a Quantidade Requisitada.

3.2 Parametrização - (Entrega em um Único pedido):

Caso o cliente deseje realizar o controle através do mesmo pedido, realize a seguinte parametrização:

Ative o parâmetro, "Pedido de Vendas com entrega Parcial de Itens" e “Entrega Parcial em um Único Registro”, que fica localizado em dados da empresa>aba Venda e Orçamento>, No primeiro parâmetro Selecione a Opção "Sim" no segundo Selecione "Sim".

3.2.2. Pedido de Vendas - (Entrega em um Único pedido):

No pedido de Vendas, deverá conter na tela as colunas Quantidade Total Requisitada, Quantidade Entregue, veitEntregaSaldo, onde será informado, a quantidade do item que o cliente solicitou, posteriormente no campo Qtde. deverá constar a quantidade a ser faturada no momento, conforme imagem abaixo, onde está sinalizado a quantidade em Estoque como Disponível e demais campos apresentados. Os Campos Quantidade Entregue e VeitEntregaSaldo, servem para o operador do pedido de vendas, controlar a quantidade que já foi entregue e o saldo correspondente. Deixe estes dois campos apenas como Somente Leitura.

Ao inserir a Quantidade Requisitada, o Campo VeitEntregaSaldo, será preenchido com o seguinte valor: (Quantidade Requisitada - Quantidade Entregue).

Desta vez ao realizar o faturamento da quantidade, o sistema irá preencher o campo Quantidade Entregue, com a quantidade emitida na nota, cada vez que ocorre um novo faturamento do item deste pedido a quantidade entregue á atualizada.

Assim todo o controle é realizado diretamente no item, sabendo assim a quantidade entregue ao cliente e a quantidade restante. Quando faturar todas as quantidades do item o sistema irá zerar a quantidade de saldo, conforme imagem abaixo.

Após isto, caso tente faturar novamente o item que já foi entregue o sistema irá perguntar se realmente quer continuar com o procedimento, já que o produto já foi entregue ao cliente.

Concluído os procedimentos, o cliente pode escolher um dos métodos, para controle das entregas parcial de quantidades.

Aceita Venda de Produtos Repetidos

Este conteúdo tem como intuito orientar sobre a funcionalidade do parâmetro "Aceita Venda de Produtos Repetidos".  Localizado em: menu Outros > Dados da Empresa > Produtos > Aceita Venda de Produtos Repetidos.

Figura - 1 ( Localização do parâmetro "Aceita Venda de Produtos Repetidos")

Figura - 2 ( Opções do parâmetro )

1º)  Sim

Permite repetir o lançamento de um mesmo produto.

2º)  Não

Não permite repetir o lançamento de um mesmo produto.

 

3º)  Aviso

Apenas um aviso é apresentado sobre a repetição.

Sim - Adiciona o item repetido.

Não - Bloqueia o lançamento

Soma - Faz a soma da quantidade.

 

4°) Também Avisa na Saída de Mercadorias

5º) Código e valor repetidos.

Se o produto não for produto genérico (999).

6º) 1 - Avisa na Entrada e na Saída de Mercadorias.

 

Conclusão e Considerações finais.

Esses foram os exemplos de como o parâmetro "PRODUTOREPETIDO" reflete no sistema, essa funcionalidade é bastante útil para emitir registros de saída e entrada de forma organizada, auxiliando a adequar ou alertar sobre os itens repetidos, ressaltando que após a configuração do mesmo, será solicitado informar o motivo da alteração do parâmetro.

 

 

 

Envio de Código de Rastreabilidade dos Correios

O Objetivo deste manual será explanar o recurso referente ao envio do código de rastreabilidade dos Correios, via procedimento de envio de E-mail pelo Solution.

Configuração e Execução do Processo

No sistema existe a possibilidade de armazenar o código de rastreabilidade dos Correios no pedido de venda e realizar procedimento de envio deste código para os clientes, via e-mail. Segue abaixo, explanação da parametrização e execução deste recurso:

Parametrização

Para utilizar o código de rastreabilidade no pedido de venda, você deve acessar em Menu Outros -> Dados da Empresa -> aba Integração -> Selecionar a opção Sim no campo Habilitar Campos para a Internet.(Imagem abaixo)

Deste modo, acessando a tela do pedido de venda, a aba Internet ficará visível.(Imagem abaixo)

Com a imagem acima, é possível identificarmos que existem os seguintes objetos:

• Campo de edição de dados chamado Rastreamento Correios
  • Neste campo será informado o código de rastreabilidade do Correios.
• Botão com ícone de e-mail.
  • Com este botão será possível encaminhar e-mail de forma manual para o cliente do pedido de venda.
• Campo de seleção de dados chamado Rastreamento Correios
  • Com está opção será possível controlar o workflow dos processos do pedido de venda.
    • Exemplos de uso:
      • Situação
        • Aberta
        • Análise de Crédito
        • Separação
        • Nota Emitida
        • Envio de Rastreabilidade
        • Finalizado

 

Parametrização de e-mail:

Para que seja possível o envio da rastreabilidade por e-mail, os seguintes dados devem estar conforme:

• Cadastro de Cliente
  • Cliente deve possuir e-mail informado. (Imagem abaixo)

 

• Pedido de Venda
  • o Campo Rastreamento Correios deve estar preenchido.(Imagem abaixo)
  • 

 

• Configuração de e-mail
  • Verifique se existe o arquivo CfgEmail.ini em seu diretório do sistema
    • ****Este arquivo está com a seguinte formatação "CfgEmail" + "Código da filial logada".
      • Exemplo: CfgEmail01.ini ou CfgEmail15.ini.
  • Caso este arquivo não exista, acesse a tela do pedido de venda, aba Internet e clique no botão com ícone de e-mail, deste modo, sistema irá verificar se existe a configuração e caso não exista irá questionar se deseja configurar o mesmo.(Imagem abaixo)
  • 
  • Acionando o botão "Sim" na imagem acima, sistema irá abrir a seguinte tela(Imagem abaixo):
  • 
  • Na tela E-mail SMTP, realize a configuração de e-mail (O Identificador deve ser T- Estoque Mínimo) e clique no botão Salvar e depois clique em Sair.

Execução do Envio de E-mail

Acesse a tela do pedido de venda, aba internet, certifique que o código de rastreabilidade esteja informado, e-mail do cliente informado. Após, clique no botão com Ícone de e-mail.

Sistema executará o envio de e-mail e encaminhará a seguinte mensagem de exemplo:

 

Conclusão

Portanto, verifica-se com as explanações e telas ilustradas acima que foi possível realizar o processo de envio da rastreabilidade dos correios por e-mail. 

 

 

Múltiplos Documentos Anexados ao Pedido de Vendas

O Objetivo deste manual será explanar o recurso que permite anexar vários documentos a um pedido de venda.

1. Parametrização

Para habilitar a aba "Documentos" no pedido de vendas o parâmetro "Permite vários documentos no pedido de venda", da aba "Venda/Orçamento" dos Dados da Empresa deve ser marcado como "Sim".

2. Pedido de Vendas - Aba Documentos

1.1. Inclusão de documento anexado ao pedido de venda: ao inserir uma linha na lista de documentos anexados ao pedido de venda o sistema vai abrir uma caixa perguntando se deseja anexar um arquivo ou um link.

2.2. Visualizando arquivos anexados ao pedido de venda: duplo clique sobra a linha vai abrir o arquivo ou link anexado ao pedido de venda.

Composição, Fases e Despesas Extras

Na interface de Orçamento e Pedido de Vendas, foram implementadas abas para adicionar despesas adicionais ao orçamento e pedido de venda. As abas Composição, Fases e Despesas Extras. Essas abas, permitem ao usuário adicionar despesas adicionais diretamente ao documento, seja durante a criação inicial ou ao revisar um orçamento, ou pedido existente.

Composição, Fases e Despesas Extras

1. Para habilitar as abas nas telas do pedido de venda e na tela do orçamento, deve ser habilitado o parâmetro PVCMCCD e informe a opção como Sim.

2. Na tela do Orçamento e do Pedido de Vendas, existem três abas Composição, Fases e Despesas Extras, onde o usuário poderá informar como despesas adicionais ao documento em questão.

3. Para efetuar o lançamento de Composições, Fases ou Despesas Extras, deve ser adicionada duas colunas na grade dos produtos, essas colunas serão utilizadas para a base de cálculo dos totalizadores dos itens, onde o campo percentual de lucro ao ser informado, o sistema calculará o valor de custo e venda dentro do Orçamento / Pedido.

 

 

4. Os campos totalizadores referente as abas Composição, Fases e Despesas Extras, esses campos ficam disponíveis ao usuário podendo ser customizada na grade de produtos, podendo deixar visível ou não, tanto Orçamento / Pedido.

• Campos de percentual do Orçamento:
  - ORITPERCLUCRO - Percentual de lucro.
  - ORITPERCOUTRASDESPESAS - Percentual de outras despesas (impostos ou despesas diversas).
  
  
• Campos de totalizadores do Orçamento:
  - ORITVALORCUSTOMATERIALCALC - Valor de custo de material calculado.
  - ORITVALORCUSTOSERVICOCALC - Valor de custo de serviços calculado.
  - ORITVALORCUSTODESPEXCALC - Valor de despesas extras calculado.
  - ORITVALORCUSTOTOTALCALC - Valor de custo total calculado.
  - ORITVALORCUSTOLUCRO - Valor de custo com lucro.
  - ORITVALORCUSTOUNITFINAL - Valor de custo unitário final.
  
  

  

  
  
  

• Campo de percentual do Pedido de Venda
  - VEITPERCLUCRO - Percentual de lucro.
  - VEITPERCOUTRASDESPESAS - Percentual de outras despesas (impostos ou despesas diversas)
  
  
• Campos de totalizadores do Pedido de Venda
  - VEITVALORCUSTOMATERIALCALC - Valor de custo de material calculado.
  - VEITVALORCUSTOSERVICOCALC - Valor de custo de serviços calculado.
  - VEITVALORCUSTODESPEXCALC - Valor de despesas extras calculado.
  - VEITVALORCUSTOTOTALCALC - Valor de custo total calculado.
  - VEITVALORCUSTOLUCRO - Valor de custo com lucro.
  - VEITVALORCUSTOUNITFINAL - Valor de custo unitário final.
  
  

  

5. Para cada produto informado no Orçamento ou Pedido de Venda, o usuário poderá adicionar a este produto itens que correspondem a despesas adicionais do item selecionado.

Na tela de Orçamento o usuário ao gerar pedido as informações das composições, fases e despesas extras são replicadas no pedido de venda

Pedido de venda com das composições replicadas

 

Caso usuário gerar uma Ordem de Produção do Pedido de Venda as informações das composições e fases serão replicadas na ordem de produção