Processo Básico de Faturamento
1. Objetivo
Este manual tem por objetivo explicar sobre o funcionamento básico de um faturamento, desde o processo de geração de pedido de vendas até a emissão de nota fiscal. Neste documento não vamos apresentar exceções ao processo, pois as diferenças no processo dependem das peculiaridades de cada empresa.
2. Informações Importantes
Para utilizar módulo de faturamento é importante que os cadastros principais do sistema estejam prontos, como por exemplo: cadastro de clientes, cadastro de operações, cadastro de produtos, etc.
3. Conteúdo
O processo de faturamento se inicia pelo pedido de vendas, para acessar o módulo de Pedido de Vendas, ir em: Faturamento -> Pedido Vendas & Orçamento.
Após preenchimento do pedido de vendas, clicar no botão “Fila Impressão” para gerar Nota Fiscal.
Ao clicar no botão, sistema realiza a pergunta acima, clicar em “Sim” para gerar nota fiscal. A opção “Não” deixaria o pedido apenas na Fila de Impressão (reservado).
Após clicar em “Sim”, sistema direciona para a tela de emissão de nota fiscal e solicita algumas confirmações para o usuário. A pergunta acima é a primeira apresentada, devemos clicar em “Sim” para gerar nota fiscal.
Logo em seguida, aparece a pergunta acima sobre geração de contas a receber sobre o documento, clicar em “Sim” para gerar as parcelas de contas a receber sobre esse documento.
Neste momento podemos clicar em “Não”, pois a opção “Sim” apenas irá apresentar uma impressão A4 sobre as parcelas geradas na opção anterior, caso usuário precise imprimir essas parcelas.
Após realização desses processos, sistema apresenta a nota fiscal gerada na própria tela de emissão de notas fiscais, caso usuário já queira enviar essa nota fiscal para o Sefaz, será possível fazê-lo através dessa tela.
Ao gerar a nota fiscal de saída, o sistema trouxe as informações do pedido de vendas para a NF, caso usuário precise corrigir alguma informação no documento, poderá ajustar direto na saída de mercadoria. Para acessar a saída de mercadoria basta clicar duas vezes sobre o documento (destacado na imagem pelo retângulo vermelho), que abrirá este documento na tela de saída de mercadoria e pode ser editado conforme necessidade.
Na parte inferior da tela de emissão de notas fiscais é possível também ajustar algumas informações sobre essa nota fiscal, como: observação, tipo de frete, dados para transportadora, etc.
Após realização de ajustes ou não, para emitir esse documento (enviá-lo ao Sefaz) devemos clicar no botão “Processar NF-e”.
Após clicar em Processar, sistema irá apresentar a “Previsão de Danfe”, ou seja, a impressão de como ficará a nota se for autorizada pela receita. Nessa previsão é possível analisar se os dados estão corretos, caso não estejam ainda há tempo de corrigir o problema antes de enviar documento ao Sefaz.
Ao fechar previsão de Danfe, sistema pergunta se usuário deseja enviar o lote da NF.
Se clicar na opção “Sim”, NF será enviada para o Sefaz.
Se clicar na opção “Não”, sistema não envia NF ao Sefaz e volta para tela de emissão para usuário corrigir eventual necessidade antes da emissão.
Quando clicamos em “Sim”, sistema apresentará tela de “Situação de NF-e”, pois após envio da NF precisamos ter um retorno do Sefaz para verificar se a NF foi autorizada por eles.
Ao aparecer a tela de situação devemos clicar em “Consultar NF-e”.
Se a NF estiver autorizada pelo Sefaz, aparecerá a impressão da Danfe novamente, sem a marca d’agua “Previsão de Danfe”. Significa que a NF foi autorizada e pode ser impressa ou enviada para o cliente.
Se NF não estiver autorizada, sistema apresenta a Rejeição informada pelo Sefaz em tela, em muitos casos com orientações sobre resolução do problema. Se houver uma rejeição devemos voltar até a saída de mercadoria e corrigir o problema, após correção, emitir novamente a mesma NF até que ela seja autorizada.